İK Sistemi Kurma Dijitalleşme
İK Sistemi Kurma & Dijitalleşme
HRIS • Vardiya/Puantaj Otomasyonu • E-İmza • Bordro Entegrasyonu
Sağlıkta iş akışı hızlıdır; hata payı düşüktür. Biz Ozdimen Danışmanlık’ta klinik, hastane, diş polikliniği, estetik merkezi ve sağlık grupları için uçtan uca İK dijital mimarisi kuruyoruz. Amacımız basit: işi hızlandırmak, hatayı azaltmak, kayıt düzenini şeffaflaştırmak ve KVKK’yı pratik hâle getirmek. HRIS seçiminden PDKS-puantaj ve bordroya, e-imza–özlük arşivinden eğitim–performans yönetimine kadar tek bir düzende çalışır hâle getiriyoruz.
Neden İK’yı Dijitalleştirmelisiniz?
- Hız: İşe alım, izin, vardiya, puantaj, bordro… Her adım tek ekranda, onay zinciri ile ilerler.
- Hata kontrolü: Fazla mesai, vardiya çakışması, eksik ödeme gibi hatalar otomatik uyarılarla düşer.
- Şeffaflık: Tüm işlemlerde denetim izi (zaman damgası, kullanıcı) tutulur; kim ne yaptı net görünür.
- KVKK & güvenlik: Rol tabanlı yetki, erişim logları, saklama–silme takvimi ile veri güvenliği yerinde.
- Ölçeklenebilirlik: Çok lokasyonlu yapılarda tek politika, çok birim düzeni kurulur; büyümek kolaylaşır.
Hangi Modülleri Kuruyoruz?
HRIS Seçimi ve Canlıya Geçiş
İhtiyaç analizi → kısa liste → demo/PoC → sözleşme kriterleri (SLA, uptime) → canlıya geçiş planı. Mevcut yazılımınız uygunsa “iyileştir–kullan” yaklaşımıyla optimize ederiz; değilse hafif, taşınabilir bir HRIS öneririz.
Organizasyon & Yetkilendirme
Organizasyon şeması, görev–sorumluluk matrisi, rol tabanlı erişim ve onay akışları. Çoklu lokasyonda merkezi İK ile yerel ekiplerin sınırları baştan tanımlanır.
İşe Alım & Onboarding
Pozisyon profili, ilan–mülakat–değerlendirme şablonları; 30/60/90 gün planları; elektronik evrak ve e-imza. “İşe başladım ama kime raporlayacağım?” sorusu kalmaz.
Vardiya, Nöbet & PDKS
Branşa uygun vardiya şablonları (gündüz/akşam/gece), nöbet çizelgesi, PDKS entegrasyonu, çakışma ve fazla mesai uyarıları.
Hedef: “Puantaj kapandı, sürpriz yok.”
İzin ve Devamsızlık
Mobil self-service izin talebi, onay zinciri, yıllık takvim görünümü; raporlu gün–telafi kuralları sisteme gömülür.
Puantaj → Bordro Hattı
Puantaj → kontrol matrisi → bordro üçlüsü. Ek ödeme/kesinti, avans, yan haklar ve kapanış takvimi. İki kademeli “dört göz” kontrol ile yanlış/eksik ödeme riski düşer.
Özlük, E-İmza & Arşiv
Sözleşmeler, imzalar, zimmet–teslim, disiplin/izin evrakı… Dijital arşiv yapısı (klasörleme, versiyonlama, retansiyonpolitikası) ile aradığınız evrak 10 saniyede bulunur.
Eğitim, Yetkinlik & Sertifikasyon
Zorunlu/branş eğitimleri, sertifika son kullanım uyarıları; 1:1 görüşme şablonları ve gelişim planı. “Unutulan sertifika” dönemi biter.
Performans & Hedef Yönetimi
OKR/KPI çerçevesi; değerlendirici–geri bildirim akışı; ekip için anlaşılır ve adil bir ritim.
Raporlama & KPI Panosu
Aylık pano: time-to-hire, devir oranı, devamsızlık, fazla mesai, izin/puantaj uyumu, bordro doğruluk, eğitim katılımı, memnuniyet. Kararlar veriye dayanır.
KVKK & Güvenlik
Aydınlatma/rıza şablonları (gerektiğinde), erişim logları, maskeleme, saklama–silme takvimi; veri işleyen sözleşmeleri ve alt işleyen yönetimi.
Entegrasyonlar
Bordro/ERP, PDKS, e-imza, SSO/e-posta, doküman yönetimi; ihtiyaç varsa HBYS/HIMS ile veri alışverişi.
Siz Ne Alırsınız? (Teslimatlar)
- İhtiyaç analizi ve dijital yol haritası
- HRIS seçim dosyası (kısa liste + kriter matrisi)
- Organizasyon şeması & rol-yetki tasarımı
- İşe alım–onboarding şablon seti (ilan, mülakat, değerlendirme, 30/60/90)
- Vardiya–nöbet şablonları, yıllık takvim, izin akışları
- PDKS–puantaj–bordro kontrol matrisi ve kapanış takvimi
- Özlük & e-imza klasör/dijital arşiv yapısı
- Eğitim & performans şablonları (1:1, geri bildirim, sertifika takibi)
- KPI panosu ve aylık/çeyreklik rapor formatları
- KVKK dokümanları, veri işleyen sözleşme şablonları
- Canlıya geçiş eğitimleri + kısa kullanım kılavuzları
12 Haftada Nasıl Canlıya Alırız?
- 0–2. hafta: Keşif, veri toplama, süreç haritaları, dijital olgunluk skoru
- 3–4. hafta: HRIS kurulumu/konfigürasyon, organizasyon & yetkilendirme
- 5–6. hafta: Vardiya–nöbet şablonları, PDKS–puantaj kurgusu, izin akışları
- 7–8. hafta: Bordro kontrol matrisi, kapanış takvimi, raporlama şablonları
- 9–10. hafta: Özlük–e-imza–arşiv, eğitim & performans modülleri
- 11–12. hafta: Pilot → geri bildirim → iyileştirme; KPI panosu yayında
Çoğu kurumda ilk görünür kazanımlar 6–8. haftada gelir: kapı kapanış süreleri kısalır, puantaj-bordro hataları düşer.
Sektöre Göre Kısa Notlar
- Hastaneler & Sağlık Grupları: Çok lokasyonda merkezi politika – yerel uygulama; ortak KPI; vardiya/puantaj uyum raporları.
- Poliklinik / ATT / Tıp Merkezleri: Az ekiple çok iş; pratik izin–nöbet–vardiya; hızlı onboarding.
- Diş Klinikleri: Üretim (koltuk) planı ile vardiya eşleşmesi; asistan–hekim eşleştirme.
- Estetik & Saç Ekim: Mevsimsel/kanal dalgalanması; Uluslararası Hasta Masası SLA’ları ile uyumlu slotlama.
- IVF & Kadın Sağlığı: Çok adımlı süreç; yedekleme planı şart.
- Wellness & Termal: Pik dönem vardiyaları; multi-skill kadro planı.
SSS
Yeni yazılım şart mı?
Hayır. Elinizdeki sistemi iyileştir-kullan mantığıyla toparlayabiliriz; gerekirse hafif bir HRIS ile başlarız.
Veri aktarımı güvende mi?
Aktarım test → canlı kademeli gider; erişimler rol tabanlıdır, paketler şifreli tutulur, tüm adımlar loglanır.
PDKS–bordro nasıl bağlanıyor?
PDKS kayıtları kurallara göre puantaja düşer; puantaj kontrol matrisi sonrası bordroya aktarılır. Sürpriz ödeme ortadan kalkar.
E-imza ve dijital arşiv zorunlu mu?
Değil; ama denetim izi, hız ve KVKK açısından ciddi avantaj sağlar. Hibrit (kâğıt + dijital) de kurarız.
Diğer Hizmetlerle Beraber Çalışır
İK dijitalleşmesi; Klinik Açılış & Ruhsatlandırma dönemlerinde kadro planını netleştirir, Sağlık Turizmi Danışmanlığıve Uluslararası Hasta Masası süreçleriyle slot–vardiya uyumunu sağlar. Günlük kalite için Eğitim & Sertifikasyonatölyeleri ile ekipler hızla uyumlanır.
İç bağlantılar: /ik-bordro-saglik • /klinik-ruhsatlandirma • /saglik-turizmi-danismanligi • /uluslararasi-hasta-masasi • /egitim-sertifikasyon • /kvkk-gdpr-saglik
Hemen Başlayalım
İK’nızı sade, ölçülebilir ve dijital bir düzene taşımak için küçük bir adım yeterli.
- 15 dakikalık keşif görüşmesi: İhtiyacınızı netleştirelim, 12 haftalık yol haritasını birlikte kuralım.
- Ücretsiz “mini İK taraması”: Vardiya–puantaj–bordro akışınız için hızlı risk ve fırsat listesi.
- Canlı demo: HRIS/PDKS–puantaj–bordro hattını uçtan uca nasıl çalıştırdığımızı gösterelim.
- Şablon paketi: 30/60/90 gün onboarding planı, vardiya şablonları ve bordro kapanış kontrol listesi örneklerini paylaşalım.
Birlikte Başlayalım — Randevu & İletişim
Eğitim, ancak sahaya indiğinde değer üretir. Özdimen Danışmanlık ile ekibiniz için rol-bazlı, ölçülebilir ve uygulanabilir bir öğrenme programı kurun; işinizi geliştirin, zaman kazanın ve maliyetleri düşürün—hemen bir ön görüşme için randevu alın veya hızlı bilgi için bize yazın.
İlgili sayfalar: İK & Bordrolama • Uluslararası Hasta Masası • Sağlık Turizmi Danışmanlığı • Klinik Açılış & Ruhsatlandırma • KVKK (Sağlık Verisi) & GDPR • Eğitim & Sertifikasyon Danışmanlığı.